Espaces de travail
Chaque espace de travail Kanera appartient à une organisation, l'espace Kanera de niveau supérieur pour une personne ou un groupe. Un espace de travail coordonne plusieurs conseils d’administration liés au sein de cette organisation. C'est plus qu'un dossier : c'est le système d'exploitation partagé pour les forums qui doit suivre le même processus.
Les espaces de travail sont facultatifs. Si un tableau doit avoir son propre flux de travail et ses propres paramètres, utilisez un tableau autonome à la place.
Dans un espace de travail, les listes, les étiquettes, les champs personnalisés, les modèles de liste de contrôle, les automatisations et la liste des membres sont partagés. L'accès au contenu est toujours accordé par forum. Cela permet aux équipes de travailler de manière cohérente sur tous les tableaux sans obliger chaque membre de l'espace de travail à voir chaque tableau.
Qu'est-ce qu'un espace de travail
Un espace de travail est la limite où une équipe, un service, un groupe de clients ou un processus opérationnel partage la même structure.
Utilisez un espace de travail pour le travail qui devrait avoir :
- Les mêmes listes ou étapes de flux de travail.
- Les mêmes étiquettes et catalogue de champs personnalisés.
- La même liste de membres et le même modèle d’accès au niveau du tableau.
- Les mêmes automatisations ou processus répétés.
- Les mêmes dimensions de reporting et le même contexte de workflow.
Par exemple, une agence peut conserver tous les tableaux de clients internes dans un seul Livraison client espace de travail. Chaque client peut avoir son propre tableau, mais chaque tableau utilise les mêmes listes, champs, étiquettes et flux de travail. Les chefs de projet peuvent ensuite étendre les Team Cards à cet espace de travail et comparer chaque client sur des dimensions cohérentes.
Espaces de travail comparés aux tableaux autonomes
Kanera prend en charge à la fois les tableaux indépendants et les espaces de travail structurés. Choisissez selon que le partage est utile :
| Tableau autonome | Espace de travail |
|---|---|
| Un conseil indépendant. | Plusieurs tableaux liés. |
| Les listes, étiquettes, champs, modèles et automatisations appartiennent uniquement à ce tableau. | Ces ressources sont partagées entre tous les conseils d'administration de l'espace de travail. |
| Les gens ont accès directement au tableau. | Une liste d'espaces de travail fournit les candidats, puis l'accès est accordé conseil par conseil. |
| Idéal pour les flux de travail ponctuels, personnels, spécifiques au client ou de style Trello. | Idéal pour les processus d’équipe reproductibles et les rapports cohérents entre les conseils d’administration. |
| Sa configuration reste indépendante, mais elle apparaît toujours dans Global Work lorsque vous pouvez y accéder. | Les groupes de conseils d'administration et les champs partagés rendent le travail global et les rapports plus cohérents entre les conseils associés. |
Les conseils d’administration autonomes maximisent l’indépendance. Les espaces de travail rendent la cohérence et la coordination transversale délibérées. Vous pouvez utiliser les deux dans la même organisation.
Pourquoi la configuration partagée est importante
Lorsque les tableaux d’un espace de travail utilisent la même structure, Kanera peut mieux comprendre le travail qu’ils contiennent.
Les listes partagées aident les gens à comparer les progrès dans tous les domaines. Si chaque tableau client a Admission, Actif, En attente, et Terminé, un chef de projet peut analyser le même flux de travail pour chaque client.
Les champs personnalisés partagés rendent le regroupement et l'agrégation plus utiles. Un domaine tel que Priorité, Client, Risque, Effort, ou Date cible signifie la même chose partout dans l'espace de travail.
Les étiquettes partagées empêchent les catégories de dériver. Un Bloqué étiquette ou Examen des besoins l'étiquette doit signifier la même chose, quel que soit le tableau sur lequel se trouve la carte.
L'adhésion partagée rend les cartes d'équipe plus faciles à interpréter, tandis que les subventions par tableau maintiennent l'accès intentionnel. Les gens ne voient que les cartes des tableaux auxquels ils peuvent accéder ; Les administrateurs de l'espace de travail peuvent se coordonner dans l'espace de travail, et Global Work peut toujours inclure d'autres travaux accessibles lorsque sa portée est plus large.
Définir le préfixe de la clé de la carte
Chaque espace de travail ou tableau autonome possède un préfixe utilisé pour les clés de carte lisibles par l'homme, telles que PROJ dans PROJ-123. Ouvert Paramètres de l'espace de travail -> Général ou Paramètres du tableau -> Général pour le changer.
Un préfixe doit contenir 2 à 10 lettres ou chiffres, commencer par une lettre et est stocké en majuscules. Il doit être unique au sein de l'organisation, y compris au sein des conseils d'administration autonomes de cette organisation, mais il n'est pas nécessaire qu'il soit unique dans l'ensemble de Kanera. Les noms des organisations ne font pas non plus partie de l’adresse de la carte ; Kanera utilise à la place une référence d'organisation opaque dans le lien.
Choisissez un préfixe que les gens reconnaîtront dans les discussions, les documents et les demandes d'assistance. Si Kanera indique que le préfixe est déjà réservé, choisissez-en un autre utilisé par aucun espace de travail actuel ou supprimé dans l'organisation.
La modification du préfixe met à jour les clés actuelles affichées sur les cartes mais ne rompt pas les anciennes références. Chaque préfixe précédent reste un alias permanent pour cet espace de travail et sa réservation reste en place même si l'espace de travail est supprimé ultérieurement. Cela empêche une ancienne clé ou un ancien lien de pointer vers un travail sans rapport.
Tableaux à l'intérieur d'un espace de travail
Un tableau est l'endroit où un flux de travail spécifique est géré. Les tableaux sont utiles pour séparer le travail des clients, les domaines de produits, les campagnes, les lancements, les files d'attente ou les processus récurrents.
Créez des tableaux séparés lorsque l’œuvre nécessite sa propre conversation ou surface, mais appartient toujours au même modèle opérationnel partagé.
Bons exemples de tableaux dans un seul espace de travail :
| Espace de travail | Tableaux |
|---|---|
| Livraison client | Acme Onboarding, Brightlane Retainer, lancement de Northstar |
| Équipe produit | Feuille de route, tri des bogues, planification des versions |
| Commercialisation | Calendrier de contenu, campagnes, demandes de sites Web |
| Opérations | Installations, approvisionnement, demandes internes |
Le tableau sépare le contexte. L’espace de travail maintient la cohérence du processus.
Choisir les limites de l'espace de travail
Créez des espaces de travail autour de groupes de travail qui doivent être gérés de manière cohérente.
Les bonnes limites de l’espace de travail comprennent :
- Un service, tel que Produit, Marketing, Opérations ou Support.
- Une équipe qui partage un même processus opérationnel.
- Un groupe de clients qui suit le même workflow de livraison.
- Une unité commerciale avec ses propres membres, invités et besoins en matière de reporting.
- Un domaine de travail sensible qui doit être séparé des autres équipes.
Évitez de créer un nouvel espace de travail pour chaque petite initiative. Si le travail est indépendant, un conseil autonome est plus simple. S'il utilise les mêmes personnes, listes, étiquettes et champs que les tableaux existants, ajoutez un tableau à cet espace de travail.
Quand utiliser des espaces de travail séparés
Utilisez des espaces de travail distincts lorsqu'une configuration partagée risque de créer de la confusion ou des problèmes d'accès.
Des espaces de travail séparés sont généralement préférables lorsque :
- Différentes équipes ont besoin de différentes étapes de flux de travail.
- Les champs personnalisés signifient différentes choses selon les départements.
- L’accès des invités doit être isolé.
- Les données des clients ou des unités commerciales ne doivent pas se chevaucher.
- Les rapports ne doivent pas combiner le travail.
- Les automatisations ou les règles de processus doivent être gérées séparément.
Par exemple, un Produit espace de travail et un Livraison client l'espace de travail peut à la fois utiliser un Priorité champ, mais leurs listes, membres, rapports et flux de travail quotidiens peuvent être suffisamment différents pour être séparés.
Si chaque zone n’a besoin que d’un seul tableau, utilisez plutôt des tableaux autonomes distincts. Créez des espaces de travail séparés lorsque chaque zone prévoit de se développer en plusieurs tableaux liés.
Modèles de configuration pratiques
Commencez avec un tableau autonome lorsque vous apprenez Kanera ou gérez un projet indépendant. Commencez par un espace de travail lorsque le travail s'étend déjà sur plusieurs tableaux qui partagent naturellement le même processus.
Utilisez plusieurs tableaux dans cet espace de travail pour différents clients, initiatives ou flux de travail.
Standardisez vos listes d’espaces de travail dès le début. Les listes sont l’un des signaux les plus puissants utilisés par Kanera pour organiser le travail dans tous les domaines.
Créez des champs personnalisés uniquement lorsque le champ sera utile sur plusieurs tableaux. Si un détail s'applique à une seule carte ou à un seul tableau, indiquez-le dans la description de la carte, la liste de contrôle ou les commentaires.
Vérifiez les étiquettes et les champs avant de dupliquer un processus. Une configuration partagée et propre facilite la numérisation de chaque carte.