Gestion des utilisateurs
Kanera utilise deux méthodes courantes pour accéder au travail dans une organisation :
- Utilisateurs de l'espace de travail: personnes de votre organisation qui sont ajoutées à un espace de travail.
- Invités: personnes extérieures à votre organisation qui sont invitées à des forums sélectionnés uniquement.
Sur un tableau autonome, les utilisateurs actifs de l’organisation peuvent se voir accorder un accès directement car il n’existe pas de liste distincte des membres de l’espace de travail. Les collaborateurs externes utilisent toujours l'accès invité.
La distinction compte. Un utilisateur peut être membre à part entière de plusieurs organisations. Les utilisateurs de l'espace de travail sont membres de l'organisation active ; les invités restent des collaborateurs externes avec un accès au tableau sélectionné. L'accès quotidien pour les deux est accordé tableau par tableau, tandis que Workspace Admin contrôle la configuration de l'espace de travail et hérite de l'accès à chaque tableau.
Ouvrir les paramètres utilisateur
- Ouvrez le menu utilisateur et confirmez que l'organisation souhaitée est active.
- Choisissez Gérer les utilisateurs pour créer des invitations à adhérer à une organisation et gérer les membres existants.
- Ouvrez un espace de travail et accédez à Paramètres de l'espace de travail.
- Choisissez Membres pour gérer les utilisateurs de l'espace de travail.
- Choisissez Tableaux -> Gérer l'accès gérer les membres internes de chaque tableau et les invités acceptés.
- Choisissez Invités pour inviter des invités externes au tableau ou consulter les invitations en attente.
Concepts principaux
| Type de personne | Appartient à votre organisation ? | Cela compte-t-il pour les sièges ? | Portée d'accès | Où gérer |
|---|---|---|---|---|
| Utilisateur de l'organisation | Oui | Oui | Peut être ajouté à un ou plusieurs espaces de travail. | Paramètres utilisateur de l’organisation, puis membres de l’espace de travail. |
| Membre autonome du tableau | Oui | Oui | Accès spécifique au tableau autonome en tant qu'éditeur ou observateur. | Le menu d'accès au tableau. |
| Utilisateur de l'espace de travail | Oui | Oui | Appartenance à l’espace de travail. Les administrateurs ont accès à tous les tableaux ; les membres doivent recevoir un accès explicite à chaque tableau. | Paramètres de l'espace de travail -> Membres et tableaux. |
| Invité | Non | Non pour le premier tableau. Un siège acheté pour deux tableaux ou plus sur hébergé Pro. | Accès au tableau spécifique uniquement. | Paramètres de l'espace de travail -> Invités. |
La règle la plus importante est simple : les invités sont externes et ne font partie que du tableau. Si quelqu'un fait partie de l'équipe opérationnelle de votre organisation, envoyez une invitation à l'organisation, ajoutez-la aux espaces de travail requis, puis accordez-lui les tableaux dont elle a besoin. Ils peuvent accepter avec un compte existant même s'il appartient déjà à une autre organisation.
Pour un tableau autonome, ajoutez une personne interne à l’organisation et accordez-lui l’accès directement depuis le tableau. Aucune étape d’adhésion à l’espace de travail n’est requise.
Chaque subvention explicite du tableau a un Éditeur ou Observateur rôle. On peut aussi se limiter à Éléments attribués uniquement, qui affiche à la personne uniquement les cartes qui lui sont attribuées directement ou via un élément de liste de contrôle.
Les utilisateurs de Workspace sont des utilisateurs de l’organisation, ils comptent donc pour les postes de votre organisation. Les invités sont des collaborateurs externes du tableau uniquement. Sur hébergé Pro, le premier tableau d’affichage d’un invité dans l’ensemble de l’organisation est gratuit. Un deuxième tableau ou plus utilise un siège acheté au total, sans étendre l'accès de l'invité au-delà des tableaux explicitement accordés.
Quand utiliser les membres plutôt que les invités
| Situation | Utiliser |
|---|---|
| Employé, coéquipier interne ou collaborateur de longue date | Utilisateur de l'organisation + membre de l'espace de travail |
| Chef de projet qui a besoin de cartes d'équipe à tous les niveaux | Membre de l'espace de travail |
| Client qui n'a besoin que d'une seule tableau de livraison | Invité |
| Entrepreneur qui n’a besoin que d’une seule tableau | Invité gratuit |
| Partenaire externe ayant besoin de deux ou plusieurs cartes spécifiques | Invité utilisant un siège acheté |
| Partenaire externe qui a besoin d'un accès étendu à l'espace de travail ou d'un accès continu à l'équipe | Utilisateur de l'organisation + membre de l'espace de travail |
| Quelqu'un qui n'a besoin que de lire un tableau | Rôle d'observateur, soit en tant que membre de l'espace de travail, soit en tant qu'invité selon qu'il est interne ou externe |
En cas de doute, demandez si la personne doit rejoindre votre organisation ou rester limitée à des conseils d'administration sélectionnés. S'ils appartiennent à votre équipe opérationnelle, envoyez une invitation à l'organisation. S'ils n'ont besoin que d'un travail externe sélectionné, invitez-les en tant qu'invité même lorsque leur compte appartient à une autre organisation.