Arbeitsbereiche
Jeder Kanera-Arbeitsbereich gehört zu einer Organisation, der Kanera-Bereich der obersten Ebene für eine Person oder eine Gruppe. Ein Arbeitsbereich koordiniert mehrere verwandte Boards innerhalb dieser Organisation. Es ist mehr als ein Ordner: Es ist das gemeinsame Betriebssystem für Boards, die demselben Prozess folgen sollten.
Arbeitsbereiche sind optional. Wenn ein Board seinen eigenen Workflow und seine eigenen Einstellungen haben soll, verwenden Sie a eigenständiges Board stattdessen.
Innerhalb eines Arbeitsbereichs werden Listen, Beschriftungen, benutzerdefinierte Felder, Checklistenvorlagen, Automatisierungen und die Mitgliederliste gemeinsam genutzt. Der Inhaltszugriff wird weiterhin pro Board gewährt. Dies ermöglicht den Teams konsistente, boardübergreifende Arbeit, ohne dass jedes Workspace-Mitglied jedes Board sehen muss.
Was für ein Arbeitsbereich ist
Ein Arbeitsbereich ist die Grenze, an der ein Team, eine Abteilung, eine Kundengruppe oder ein Betriebsprozess dieselbe Struktur hat.
Verwenden Sie einen Arbeitsbereich für Arbeiten, der über Folgendes verfügen sollte:
- Dieselben Listen oder Workflow-Phasen.
- Dieselben Beschriftungen und der gleiche benutzerdefinierte Feldkatalog.
- Die gleiche Mitgliederliste und das gleiche Zugangsmodell auf Vorstandsebene.
- Die gleichen Automatisierungen oder wiederholten Prozesse.
- Die gleichen Berichtsdimensionen und der gleiche Workflow-Kontext.
Beispielsweise könnte eine Agentur alle internen Kundenboards in einem verwalten Kundenlieferung Arbeitsbereich. Jeder Kunde kann sein eigenes Board haben, aber jedes Board verwendet dieselben Listen, Felder, Beschriftungen und Arbeitsabläufe. Projektmanager können dann Teamkarten auf diesen Arbeitsbereich beschränken und jeden Kunden anhand konsistenter Dimensionen vergleichen.
Arbeitsbereiche im Vergleich zu eigenständigen Boards
Kanera unterstützt sowohl unabhängige Boards als auch strukturierte Arbeitsbereiche. Wählen Sie basierend darauf, ob das Teilen nützlich ist:
| Eigenständiges Board | Arbeitsbereich |
|---|---|
| Ein unabhängiger Board. | Mehrere verwandte Boards. |
| Listen, Beschriftungen, Felder, Vorlagen und Automatisierungen gehören nur zu diesem Board. | Diese Ressourcen werden auf allen Boards im Arbeitsbereich gemeinsam genutzt. |
| Den Personen wird direkt Zugang zum Board gewährt. | Ein Arbeitsbereichsplan stellt Kandidaten bereit, dann wird der Zugang Board für Board gewährt. |
| Am besten für einmalige, persönliche, kundenspezifische oder Trello-artige Workflows geeignet. | Am besten geeignet für wiederholbare Teamprozesse und konsistente übergreifende Berichterstattung. |
| Die Einrichtung bleibt unabhängig, erscheint jedoch weiterhin in Global Work, wenn Sie darauf zugreifen können. | Board-Gruppen und gemeinsame Felder sorgen für eine konsistentere globale Arbeit und Berichterstattung über verwandte Boards hinweg. |
Standalone-Boards maximieren die Unabhängigkeit. Arbeitsbereiche sorgen für Konsistenz und übergreifende Koordination. Sie können beide in derselben Organisation verwenden.
Warum gemeinsames Setup wichtig ist
Wenn die Tafeln in einem Arbeitsbereich die gleiche Struktur haben, kann Kanera die Arbeit darin besser verstehen.
Gemeinsame Listen helfen Menschen dabei, den Fortschritt auf allen Ebenen zu vergleichen. Wenn jeder Kunde ein Board hat Aufnahme, Aktiv, Warten, und Fertigkann ein Projektmanager für jeden Kunden denselben Workflow scannen.
Gemeinsam genutzte benutzerdefinierte Felder machen die Gruppierung und Aggregation nützlicher. Ein Feld wie Priorität, Kunde, Risiko, Aufwand, oder Zieldatum bedeutet überall im Arbeitsbereich dasselbe.
Gemeinsame Labels verhindern, dass Kategorien driften. A Blockiert Etikett bzw Muss überprüft werden Das Etikett sollte dasselbe bedeuten, unabhängig davon, auf welchem Board sich eine Karte befindet.
Durch die gemeinsame Mitgliedschaft sind Teamkarten einfacher zu interpretieren, während Zuteilungen pro Board den Zugriff gezielt aufrechterhalten. Die Leute sehen nur Karten von Boards, auf die sie zugreifen können. Workspace-Administratoren können sich im gesamten Workspace koordinieren, und Global Work kann weiterhin andere zugängliche Arbeiten umfassen, wenn sein Umfang breiter ist.
Legen Sie das Kartenschlüsselpräfix fest
Jeder Arbeitsbereich oder jedes eigenständige Board verfügt über ein Präfix, das für menschenlesbare Kartenschlüssel verwendet wird, z PROJ in PROJ-123. Offen Arbeitsbereichseinstellungen -> Allgemein oder Board-Einstellungen -> Allgemein um es zu ändern.
Ein Präfix muss 2 bis 10 Buchstaben oder Zahlen enthalten, mit einem Buchstaben beginnen und wird in Großbuchstaben gespeichert. Es muss innerhalb der Organisation eindeutig sein, auch in den eigenständigen Boards dieser Organisation, aber es muss nicht in ganz Kanera eindeutig sein. Auch Organisationsnamen sind nicht Teil der Kartenadresse; Kanera verwendet im Link stattdessen einen undurchsichtigen Organisationsverweis.
Wählen Sie ein Präfix, das die Leute in Chats, Dokumenten und Supportanfragen erkennen. Wenn Kanera angibt, dass das Präfix bereits reserviert ist, wählen Sie ein anderes Präfix aus, das von keinem aktuellen oder gelöschten Arbeitsbereich in der Organisation verwendet wird.
Durch das Ändern des Präfixes werden die auf den Karten angezeigten aktuellen Schlüssel aktualisiert, alte Verweise werden jedoch nicht gelöscht. Jedes vorherige Präfix bleibt ein permanenter Alias für diesen Arbeitsbereich und seine Reservierung bleibt bestehen, auch wenn der Arbeitsbereich später gelöscht wird. Dadurch wird verhindert, dass ein alter Schlüssel oder Link jemals auf nicht verwandte Arbeiten verweist.
Tafeln in einem Arbeitsbereich
In einem Board wird ein bestimmter Arbeitsablauf verwaltet. Boards sind nützlich, um Kundenarbeit, Produktbereiche, Kampagnen, Markteinführungen, Warteschlangen oder wiederkehrende Prozesse zu trennen.
Erstellen Sie separate Boards, wenn die Arbeit eine eigene Konversation oder Oberfläche erfordert, aber dennoch zum gleichen gemeinsamen Betriebsmodell gehört.
Gute Board-Beispiele in einem Arbeitsbereich:
| Arbeitsbereich | Boards |
|---|---|
| Kundenlieferung | Acme Onboarding, Brightlane Retainer, Northstar Launch |
| Produktteam | Roadmap, Bug-Triage, Release-Planung |
| Marketing | Inhaltskalender, Kampagnen, Website-Anfragen |
| Operationen | Einrichtungen, Beschaffung, interne Anfragen |
Die Tafel trennt den Kontext. Der Arbeitsbereich hält den Prozess konsistent.
Arbeitsbereichsgrenzen wählen
Erstellen Sie Arbeitsbereiche rund um Arbeitsgruppen, die einheitlich verwaltet werden sollten.
Zu den guten Arbeitsplatzgrenzen gehören:
- Eine Abteilung, beispielsweise Produkt, Marketing, Betrieb oder Support.
- Ein Team, das einen gemeinsamen Betriebsprozess hat.
- Eine Kundengruppe, die demselben Lieferworkflow folgt.
- Eine Geschäftseinheit mit eigenen Mitgliedern, Gästen und Berichtsanforderungen.
- Ein sensibler Arbeitsbereich, der von anderen Teams getrennt gehalten werden sollte.
Vermeiden Sie es, für jede kleine Initiative einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen. Wenn die Arbeit unabhängig ist, ist ein eigenständiges Board einfacher. Wenn dieselben Personen, Listen, Beschriftungen und Felder wie vorhandene Boards verwendet werden, fügen Sie diesem Arbeitsbereich ein Board hinzu.
Wann sollten separate Arbeitsbereiche verwendet werden?
Verwenden Sie separate Arbeitsbereiche, wenn eine gemeinsame Einrichtung zu Verwirrung oder Zugriffsproblemen führen würde.
Getrennte Arbeitsbereiche sind normalerweise besser, wenn:
- Unterschiedliche Teams benötigen unterschiedliche Workflow-Phasen.
- Benutzerdefinierte Felder bedeuten in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Bedeutungen.
- Der Gastzugang sollte isoliert sein.
- Kunden- oder Geschäftseinheitsdaten dürfen sich nicht überschneiden.
- Die Berichterstattung sollte die Arbeit nicht zusammenfassen.
- Automatisierungen oder Prozessregeln sollten separat verwaltet werden.
Zum Beispiel ein Produkt Arbeitsbereich und a Kundenlieferung Der Arbeitsbereich kann beide verwenden Priorität Allerdings können ihre Listen, Mitglieder, Berichte und täglichen Arbeitsabläufe so unterschiedlich sein, dass sie voneinander getrennt bleiben können.
Wenn jeder Bereich nur eine Platine benötigt, verwenden Sie stattdessen separate eigenständige Platinen. Erstellen Sie separate Arbeitsbereiche, wenn jeder Bereich voraussichtlich in mehrere zusammengehörige Boards übergehen wird.
Praktische Einrichtungsmuster
Beginnen Sie mit einem eigenständigen Board, wenn Sie Kanera erlernen oder ein unabhängiges Projekt verwalten. Beginnen Sie mit einem Arbeitsbereich, wenn sich die Arbeit bereits über mehrere Boards erstreckt, die natürlich denselben Prozess nutzen.
Verwenden Sie in diesem Arbeitsbereich mehrere Boards für verschiedene Kunden, Initiativen oder Arbeitsabläufe.
Standardisieren Sie Ihre Arbeitsbereichslisten frühzeitig. Listen sind eines der stärksten Signale, mit denen Kanera die Arbeit bereichsübergreifend organisiert.
Erstellen Sie nur dann benutzerdefinierte Felder, wenn das Feld für mehrere Boards nützlich ist. Wenn sich ein Detail nur auf eine Karte oder ein Board bezieht, geben Sie es in die Kartenbeschreibung, Checkliste oder Kommentare ein.
Überprüfen Sie Beschriftungen und Felder, bevor Sie einen Prozess duplizieren. Dank der sauberen gemeinsamen Einrichtung ist jedes Board einfacher zu scannen.