Benutzer verwalten
Kanera bietet zwei Möglichkeiten, wie Menschen Zugang zur Arbeit in einer Organisation erhalten:
- Workspace-Benutzer: Personen in Ihrer Organisation, die einem Arbeitsbereich hinzugefügt werden.
- Gäste: Personen außerhalb Ihrer Organisation, die nur zu ausgewählten Boards eingeladen werden.
Auf einem eigenständigen Board kann aktiven Organisationsbenutzern direkt Zugriff gewährt werden, da es keine separate Mitgliederliste für den Arbeitsbereich gibt. Externe Mitarbeiter nutzen weiterhin den Gastzugang.
Die Unterscheidung ist wichtig. Ein Benutzer kann Vollmitglied mehrerer Organisationen sein. Workspace-Benutzer sind Mitglieder der aktiven Organisation; Gäste bleiben externe Mitarbeiter mit Zugriff auf ausgewählte Boards. Der tägliche Zugriff für beide wird Board für Board gewährt, während Workspace Admin die Arbeitsbereichskonfiguration steuert und den Zugriff auf jedes Board erbt.
Öffnen Sie die Benutzereinstellungen
- Öffnen Sie das Benutzermenü und bestätigen Sie, dass die gewünschte Organisation aktiv ist.
- Wählen Sie Benutzer verwalten um Einladungen zur Organisationsmitgliedschaft zu erstellen und bestehende Mitglieder zu verwalten.
- Öffnen Sie einen Arbeitsbereich und gehen Sie zu Arbeitsbereichseinstellungen.
- Wählen Sie Mitglieder um Arbeitsbereichsbenutzer zu verwalten.
- Wählen Sie Foren -> Zugriff verwalten Verwaltung der internen Mitglieder und akzeptierten Gäste jedes Vorstands.
- Wählen Sie Gäste um externe Vorstandsgäste einzuladen oder ausstehende Einladungen zu überprüfen.
Hauptkonzepte
| Personentyp | Gehört zu Ihrer Organisation? | Wird auf die Sitzplätze angerechnet? | Zugriffsbereich | Wo zu verwalten |
|---|---|---|---|---|
| Organisationsbenutzer | Ja | Ja | Kann zu einem oder mehreren Arbeitsbereichen hinzugefügt werden. | Benutzereinstellungen der Organisation, dann Arbeitsbereichsmitglieder. |
| Eigenständiges Vorstandsmitglied | Ja | Ja | Spezifischer eigenständiger Board-Zugriff als Redakteur oder Beobachter. | Das Zugangsmenü des Boards. |
| Workspace-Benutzer | Ja | Ja | Workspace-Mitgliedschaft. Administratoren erben jedes Board; Mitglieder benötigen einen ausdrücklichen Zuschuss pro Board. | Arbeitsbereichseinstellungen -> Mitglieder und Boards. |
| Gast | Nein | Nein für das erste Board. Ein gekaufter Sitzplatz für zwei oder mehr Boards bei Hosted Pro. | Nur spezifischer Board-Zugriff. | Arbeitsbereichseinstellungen -> Gäste. |
Die wichtigste Regel ist einfach: Gäste sind extern und nur für die Verpflegung zuständig. Wenn jemand zum Betriebsteam Ihrer Organisation gehört, senden Sie eine Organisationseinladung, fügen Sie ihn zu den erforderlichen Arbeitsbereichen hinzu und gewähren Sie ihm dann die benötigten Boards. Sie können mit einem bestehenden Konto akzeptieren, auch wenn dieses bereits einer anderen Organisation gehört.
Fügen Sie für ein eigenständiges Board eine interne Person zur Organisation hinzu und gewähren Sie ihr direkt Zugriff über das Board. Es ist kein Schritt zur Workspace-Mitgliedschaft erforderlich.
Jedes explizite Vorstandsstipendium hat eine Herausgeber oder Beobachter Rolle. Es kann auch eingeschränkt werden Nur zugewiesene Artikel, die der Person nur Karten anzeigt, die ihr direkt oder über einen Checklistenpunkt zugewiesen sind.
Workspace-Benutzer sind Organisationsbenutzer und zählen daher zu den Sitzplätzen Ihrer Organisation. Gäste sind externe Mitarbeiter, die nur dem Board angehören. Bei Hosted Pro ist das erste Board eines Gastes im gesamten Unternehmen kostenlos. Bei einer zweiten oder späteren Verpflegung wird insgesamt ein erworbener Sitzplatz genutzt, ohne dass der Zugang des Gastes über die explizit gewährten Verpflegung hinaus erweitert wird.
Wann sollten Mitglieder vs. Gäste verwendet werden?
| Situation | Benutzen |
|---|---|
| Mitarbeiter, interner Teamkollege oder langjähriger Mitarbeiter | Organisationsbenutzer + Arbeitsbereichsmitglied |
| Projektmanager, der übergreifende Teamkarten benötigt | Workspace-Mitglied |
| Kunde, der nur ein Lieferbrett benötigt | Gast |
| Auftragnehmer, der nur eine Platine benötigt | Kostenloser Gast |
| Externer Partner, der zwei oder mehr spezifische Boards benötigt | Gast, der einen gekauften Sitzplatz nutzt |
| Externer Partner, der umfassenden Zugriff auf den Arbeitsbereich oder fortlaufenden Zugriff auf das Team benötigt | Organisationsbenutzer + Arbeitsbereichsmitglied |
| Jemand, der nur eine Tafel lesen muss | Beobachterrolle, entweder als Mitglied des Arbeitsbereichs oder als Gast, je nachdem, ob es sich um einen internen oder externen Beobachter handelt |
Fragen Sie im Zweifelsfall, ob die Person Ihrer Organisation beitreten oder auf ausgewählte Boards beschränkt bleiben soll. Wenn sie zu Ihrem Betriebsteam gehören, senden Sie eine Organisationseinladung. Wenn sie nur ausgewählte externe Arbeiten benötigen, laden Sie sie als Gast ein, auch wenn ihr Konto einer anderen Organisation gehört.