Espacios de trabajo
Cada espacio de trabajo Kanera pertenece a una organización, el espacio Kanera de nivel superior para una persona o un grupo. Un espacio de trabajo coordina varios tableros relacionados dentro de esa organización. Es más que una carpeta: es el sistema operativo compartido para tableros que deben seguir el mismo proceso.
Los espacios de trabajo son opcionales. Si un tablero debe tener su propio flujo de trabajo y configuración, utilice un tablero independiente en cambio.
Dentro de un espacio de trabajo, se comparten listas, etiquetas, campos personalizados, plantillas de listas de verificación, automatizaciones y la lista de miembros. El acceso al contenido todavía se otorga por tablero. Esto brinda a los equipos un trabajo consistente en todos los tableros sin obligar a todos los miembros del espacio de trabajo a ver todos los tableros.
que es un espacio de trabajo
Un espacio de trabajo es el límite donde un equipo, departamento, grupo de clientes o proceso operativo comparte la misma estructura.
Utilice un espacio de trabajo para el trabajo que debería tener:
- Las mismas listas o etapas del flujo de trabajo.
- Las mismas etiquetas y catálogo de campos personalizados.
- La misma lista de miembros y modelo de acceso a nivel de tablero.
- Las mismas automatizaciones o procesos repetidos.
- Las mismas dimensiones de informes y contexto de flujo de trabajo.
Por ejemplo, una agencia podría mantener todos los tableros de clientes internos en un solo Entrega al cliente espacio de trabajo. Cada cliente puede tener su propio tablero, pero cada tablero utiliza las mismas listas, campos, etiquetas y flujo de trabajo. Luego, los gerentes de proyecto pueden limitar las tarjetas de equipo a ese espacio de trabajo y comparar cada cliente en dimensiones consistentes.
Espacios de trabajo comparados con tableros independientes
Kanera admite tanto tableros independientes como espacios de trabajo estructurados. Elija según si compartir es útil:
| Tablero independiente | Espacio de trabajo |
|---|---|
| un tablero independiente. | Múltiples tableros relacionados. |
| Las listas, etiquetas, campos, plantillas y automatizaciones pertenecen únicamente a ese tablero. | Esos recursos se comparten en todos los tableros del espacio de trabajo. |
| Las personas tienen acceso directo al tablero. | Una lista del espacio de trabajo proporciona candidatos y luego se concede el acceso tablero por tablero. |
| Lo mejor para flujos de trabajo únicos, personales, específicos del cliente o estilo Trello. | Lo mejor para procesos de equipo repetibles e informes transversales consistentes. |
| Su configuración sigue siendo independiente, pero aún aparece en Global Work cuando puedes acceder a ella. | Los grupos de tableros y los campos compartidos hacen que el trabajo global y los informes sean más consistentes en todos los tableros relacionados. |
Los tableros independientes maximizan la independencia. Los espacios de trabajo hacen que la coherencia y la coordinación transversal sean deliberadas. Puedes utilizar ambos en la misma organización.
Por qué es importante la configuración compartida
Cuando los tableros en un espacio de trabajo usan la misma estructura, Kanera puede entender mejor el trabajo dentro de ellos.
Las listas compartidas ayudan a las personas a comparar el progreso en todos los ámbitos. Si cada tablero de clientes tiene ingesta, Activo, esperando, y hecho, un director de proyecto puede escanear el mismo flujo de trabajo para cada cliente.
Los campos personalizados compartidos hacen que la agrupación y la agregación sean más útiles. Un campo como Prioridad, Cliente, Riesgo, Esfuerzo, o Fecha objetivo significa lo mismo en todas partes del espacio de trabajo.
Las etiquetas compartidas evitan que las categorías se desvíen. un Bloqueado etiqueta o Revisión de necesidades La etiqueta debe significar lo mismo sin importar en qué tablero se encuentre la tarjeta.
La membresía compartida hace que las tarjetas de equipo sean más fáciles de interpretar, mientras que las subvenciones por tablero mantienen el acceso intencional. Las personas solo ven tarjetas de tableros a los que pueden acceder; Los administradores del espacio de trabajo pueden coordinarse en todo el espacio de trabajo y Global Work aún puede incluir otro trabajo accesible cuando su alcance es más amplio.
Establecer el prefijo de la clave de la tarjeta
Cada espacio de trabajo o tablero independiente tiene un prefijo utilizado para claves de tarjetas legibles por humanos, como PROJ en PROJ-123. Abierto Configuración del espacio de trabajo -> General o Configuración del tablero -> General para cambiarlo.
Un prefijo debe contener de 2 a 10 letras o números, comenzar con una letra y se almacena en mayúsculas. Debe ser único dentro de la organización, incluso en todos los tableros independientes de esa organización, pero no es necesario que sea único en todo Kanera. Los nombres de las organizaciones tampoco forman parte de la dirección de la tarjeta; En su lugar, Kanera utiliza una referencia de organización opaca en el enlace.
Elija un prefijo que la gente reconozca en chats, documentos y solicitudes de soporte. Si Kanera dice que el prefijo ya está reservado, elija uno diferente que no utilice ningún espacio de trabajo actual o eliminado en la organización.
Cambiar el prefijo actualiza las claves actuales que se muestran en las tarjetas pero no rompe las referencias antiguas. Cada prefijo anterior sigue siendo un alias permanente para ese espacio de trabajo y su reserva permanece vigente incluso si el espacio de trabajo se elimina posteriormente. Esto evita que una clave o enlace antiguo apunte a un trabajo no relacionado.
Tableros dentro de un espacio de trabajo
Un tablero es donde se gestiona un flujo de trabajo específico. Los tableros son útiles para separar el trabajo de los clientes, áreas de productos, campañas, lanzamientos, colas o procesos recurrentes.
Cree tableros separados cuando el trabajo necesite su propia conversación o superficie, pero aún pertenezca al mismo modelo operativo compartido.
Buenos ejemplos de tableros dentro de un espacio de trabajo:
| Espacio de trabajo | Tableros |
|---|---|
| Entrega al cliente | Incorporación de Acme, retención de Brightlane, lanzamiento de Northstar |
| Equipo de producto | Hoja de ruta, clasificación de errores, planificación de lanzamiento |
| Comercialización | Calendario de contenidos, campañas, solicitudes de sitios web |
| Operaciones | Instalaciones, Adquisiciones, Solicitudes Internas |
El tablero separa el contexto. El espacio de trabajo mantiene el proceso consistente.
Elegir los límites del espacio de trabajo
Cree espacios de trabajo en torno a grupos de trabajo que deben gestionarse de forma coherente.
Los buenos límites del espacio de trabajo incluyen:
- Un departamento, como Producto, Marketing, Operaciones o Soporte.
- Un equipo que comparte un proceso operativo.
- Un grupo de clientes que sigue el mismo flujo de trabajo de entrega.
- Una unidad de negocio con sus propios miembros, invitados y necesidades de presentación de informes.
- Un área de trabajo sensible que debe mantenerse separada de otros equipos.
Evite crear un nuevo espacio de trabajo para cada pequeña iniciativa. Si el trabajo es independiente, un tablero independiente es más sencilla. Si utiliza las mismas personas, listas, etiquetas y campos que los tableros existentes, agregue un tablero a ese espacio de trabajo.
Cuándo utilizar espacios de trabajo separados
Utilice espacios de trabajo separados cuando la configuración compartida pueda crear confusión o problemas de acceso.
Los espacios de trabajo separados suelen ser mejores cuando:
- Diferentes equipos necesitan diferentes etapas de flujo de trabajo.
- Los campos personalizados significan cosas diferentes en diferentes departamentos.
- El acceso de invitados debe estar aislado.
- Los datos del cliente o de la unidad de negocio no deben superponerse.
- Los informes no deben combinar el trabajo.
- Las automatizaciones o reglas de procesos deben gestionarse por separado.
Por ejemplo, un Producto espacio de trabajo y un Entrega al cliente espacio de trabajo puede utilizar un Prioridad campo, pero sus listas, miembros, informes y flujos de trabajo diarios pueden ser lo suficientemente diferentes como para mantenerse separados.
Si cada área necesita solo un tablero, use tableros independientes separados. Cree espacios de trabajo separados cuando cada área espere crecer en varios tableros relacionados.
Patrones de configuración prácticos
Comience con un tablero independiente cuando esté aprendiendo Kanera o gestionando un proyecto independiente. Comience con un espacio de trabajo cuando el trabajo ya abarque varios tableros que naturalmente comparten el mismo proceso.
Utilice varios tableros dentro de ese espacio de trabajo para diferentes clientes, iniciativas o flujos de trabajo.
Estandarice sus listas de espacios de trabajo con anticipación. Las listas son una de las señales más potentes que utiliza Kanera para organizar el trabajo en todos los ámbitos.
Cree campos personalizados solo cuando el campo sea útil en varios tableros. Si un detalle se aplica solo a una tarjeta o a un tablero, colóquelo en la descripción de la tarjeta, en la lista de verificación o en los comentarios.
Revise las etiquetas y los campos antes de duplicar un proceso. La configuración limpia y compartida hace que cada tablero sea más fácil de escanear.