Administrar usuarios
Kanera tiene dos formas comunes en que las personas acceden al trabajo en una organización:
- Usuarios del espacio de trabajo: personas de su organización que se agregan a un espacio de trabajo.
- Invitados: personas ajenas a su organización que están invitadas únicamente a foros seleccionados.
En un tablero independiente, a los usuarios activos de la organización se les puede otorgar acceso directamente porque no hay una lista de miembros del espacio de trabajo separada. Los colaboradores externos todavía utilizan el acceso de invitados.
La distinción importa. Un usuario puede ser miembro de pleno derecho de varias organizaciones. Los usuarios del espacio de trabajo son miembros de la organización activa; Los invitados siguen siendo colaboradores externos con acceso al tablero seleccionado. El acceso diario para ambos se otorga tablero por tablero, mientras que Workspace Admin controla la configuración del espacio de trabajo y hereda el acceso a cada tablero.
Abrir configuración de usuario
- Abra el menú de usuario y confirme que la organización deseada esté activa.
- Elige Administrar usuarios para crear invitaciones a miembros de organizaciones y administrar miembros existentes.
- Abra un espacio de trabajo y vaya a Configuración del espacio de trabajo.
- Elige Miembros para gestionar los usuarios del espacio de trabajo.
- Elige Tableros -> Administrar acceso gestionar los miembros internos de cada tablero y los invitados aceptados.
- Elige Invitados para invitar a invitados externos a el tablero o revisar invitaciones pendientes.
Conceptos principales
| tipo de persona | ¿Pertenece a su organización? | ¿Cuenta para los asientos? | Alcance del acceso | donde gestionar |
|---|---|---|---|---|
| Usuario de la organización | si | si | Se puede agregar a uno o más espacios de trabajo. | Configuración del usuario de la organización, luego Miembros del espacio de trabajo. |
| Miembro independiente de el tablero | si | si | Acceso específico al tablero independiente como Editor u Observador. | Menú de acceso al tablero. |
| Usuario del espacio de trabajo | si | si | Membresía del espacio de trabajo. Los administradores heredan todos los tableros; Los miembros necesitan una subvención explícita por tablero. | Configuración del espacio de trabajo -> Miembros y tablero. |
| Invitado | No | No para el primer tablero. Un asiento comprado para dos o más tableros en Pro alojado. | Acceso específico al tablero únicamente. | Configuración del espacio de trabajo -> Invitados. |
La regla más importante es simple: los invitados son externos y sólo pueden alojarse en el alojamiento. Si alguien forma parte del equipo operativo de su organización, envíe una invitación a la organización, agréguelo a los espacios de trabajo requeridos y luego otorgue los tableros que necesita. Pueden aceptar con una cuenta existente incluso si ya pertenece a otra organización.
Para un tablero independiente, agregue una persona interna a la organización y concédale acceso directamente desde el tablero. No se requiere ningún paso de membresía en el espacio de trabajo.
Cada subvención explícita de el tablero tiene un Redactor o observador papel. También puede limitarse a Sólo artículos asignados, que muestra a la persona solo las tarjetas que se le han asignado directamente o mediante un elemento de la lista de verificación.
Los usuarios del espacio de trabajo son usuarios de la organización, por lo que cuentan para los puestos de su organización. Los invitados son colaboradores externos únicamente de el tablero. En Hosted Pro, el primer tablero de un invitado en toda la organización es gratuito. Un segundo tablero o uno posterior utiliza un asiento comprado en total, sin ampliar el acceso del invitado más allá de los tableros otorgados explícitamente.
Cuándo utilizar miembros frente a invitados
| Situación | uso |
|---|---|
| Empleado, compañero de equipo interno o colaborador a largo plazo | Usuario de la organización + miembro del espacio de trabajo |
| Gerente de proyecto que necesita tarjetas de equipo en todos los ámbitos | Miembro del espacio de trabajo |
| Cliente que solo necesita un tablero de entrega | Invitado |
| Contratista que solo necesita un tablero | Invitado gratis |
| Socio externo que necesita dos o más tableros específicos | Invitado que utiliza un asiento comprado |
| Socio externo que necesita acceso amplio al espacio de trabajo o acceso continuo al equipo | Usuario de la organización + miembro del espacio de trabajo |
| Alguien que solo necesita leer un tablero. | Rol de observador, ya sea como miembro del espacio de trabajo o invitado según sea interno o externo |
En caso de duda, pregunte si la persona debería unirse a su organización o permanecer limitada a tableros seleccionadas. Si pertenecen a su equipo operativo, envíe una invitación a la organización. Si solo necesitan trabajo externo seleccionado, invítelo como invitado incluso cuando su cuenta pertenezca a otra organización.