Espaços de trabalho
Cada espaço de trabalho Kanera pertence a uma organização, o espaço Kanera de nível superior para uma pessoa ou grupo. Um espaço de trabalho coordena vários quadros relacionados dentro dessa organização. É mais que uma pasta: é o sistema operacional compartilhado para quadros que devem seguir o mesmo processo.
Os espaços de trabalho são opcionais. Se um quadro tiver seu próprio fluxo de trabalho e configurações, use um quadro independente em vez disso.
Dentro de um espaço de trabalho, listas, rótulos, campos personalizados, modelos de lista de verificação, automações e a lista de membros são compartilhados. O acesso ao conteúdo ainda é concedido por quadro. Isso proporciona às equipes um trabalho consistente entre quadros, sem forçar todos os membros do espaço de trabalho a ver todos os quadros.
O que é um espaço de trabalho
Um espaço de trabalho é o limite onde uma equipe, departamento, grupo de clientes ou processo operacional compartilha a mesma estrutura.
Use um espaço de trabalho para trabalho que deve ter:
- As mesmas listas ou etapas do fluxo de trabalho.
- Os mesmos rótulos e catálogo de campos personalizados.
- A mesma lista de membros e modelo de acesso no nível do quadro.
- As mesmas automações ou processos repetidos.
- As mesmas dimensões de relatório e contexto de fluxo de trabalho.
Por exemplo, uma agência pode manter todos os quadros de clientes internos em um Entrega do cliente espaço de trabalho. Cada cliente pode ter seu próprio quadro, mas cada quadro usa as mesmas listas, campos, rótulos e fluxo de trabalho. Os gerentes de projeto podem então definir o escopo dos Cartões de Equipe para esse espaço de trabalho e comparar cada cliente em dimensões consistentes.
Espaços de trabalho comparados com quadros independentes
Kanera oferece suporte a quadros independentes e espaços de trabalho estruturados. Escolha com base na utilidade do compartilhamento:
| Quadro independente | Espaço de trabalho |
|---|---|
| Um quadro independente. | Vários painéis relacionados. |
| Listas, rótulos, campos, modelos e automações pertencem apenas a esse quadro. | Esses recursos são compartilhados em todos os quadros do espaço de trabalho. |
| As pessoas têm acesso direto ao quadro. | Uma lista de espaços de trabalho fornece os candidatos e, em seguida, o acesso é concedido quadro a quadro. |
| Melhor para fluxos de trabalho únicos, pessoais, específicos do cliente ou no estilo Trello. | Melhor para processos de equipe repetíveis e relatórios consistentes entre diretorias. |
| Sua configuração permanece independente, mas ainda aparece no Global Work quando você pode acessá-lo. | Os grupos do quadro e os campos compartilhados tornam o Trabalho Global e os relatórios mais consistentes entre os quadros relacionados. |
quadros independentes maximizam a independência. Os espaços de trabalho tornam deliberada a consistência e a coordenação entre diretorias. Você pode usar ambos na mesma organização.
Por que a configuração compartilhada é importante
Quando os quadros em um espaço de trabalho usam a mesma estrutura, Kanera consegue entender melhor o trabalho dentro deles.
As listas compartilhadas ajudam as pessoas a comparar o progresso entre os quadros. Se cada quadro de clientes tiver Ingestão, Ativo, Esperandoe Concluído, um gerente de projeto pode verificar o mesmo fluxo de trabalho para cada cliente.
Os campos personalizados compartilhados tornam o agrupamento e a agregação mais úteis. Um campo como Prioridade, Cliente, Risco, Esforço, ou Data prevista significa a mesma coisa em todos os lugares do espaço de trabalho.
Os rótulos compartilhados evitam que as categorias se desloquem. Um Bloqueado etiqueta ou Revisão de necessidades o rótulo deve significar a mesma coisa, não importa em qual tabuleiro o cartão esteja.
A associação compartilhada facilita a interpretação dos Team Cards, enquanto as concessões por quadro mantêm o acesso intencional. As pessoas veem apenas cartões de fóruns aos quais podem acessar; os administradores do espaço de trabalho podem coordenar todo o espaço de trabalho, e o Trabalho Global ainda pode incluir outros trabalhos acessíveis quando seu escopo for mais amplo.
Defina o prefixo da chave do cartão
Cada espaço de trabalho ou quadro independente possui um prefixo usado para chaves de cartão legíveis por humanos, como PROJ em PROJ-123. Abrir Configurações do espaço de trabalho -> Geral ou Configurações do quadro -> Geral para mudar isso.
Um prefixo deve conter de 2 a 10 letras ou números, começar com uma letra e ser armazenado em maiúsculas. Deve ser único dentro da organização, inclusive nos quadros independentes dessa organização, mas não precisa ser único em toda a Kanera. Os nomes das organizações também não fazem parte do endereço do cartão; Kanera usa uma referência de organização opaca no link.
Escolha um prefixo que as pessoas reconhecerão em bate-papos, documentos e solicitações de suporte. Se Kanera disser que o prefixo já está reservado, escolha um diferente usado por nenhum espaço de trabalho atual ou excluído na organização.
A alteração do prefixo atualiza as chaves atuais mostradas nos cartões, mas não quebra as referências antigas. Cada prefixo anterior permanece um alias permanente para esse espaço de trabalho e a sua reserva permanece em vigor mesmo que o espaço de trabalho seja eliminado posteriormente. Isso evita que uma chave ou link antigo aponte para trabalhos não relacionados.
Quadros dentro de um espaço de trabalho
Um quadro é onde um fluxo específico de trabalho é gerenciado. Os quadros são úteis para separar trabalhos de clientes, áreas de produtos, campanhas, lançamentos, filas ou processos recorrentes.
Crie quadros separados quando o trabalho precisar de conversa ou superfície própria, mas ainda pertencer ao mesmo modelo operacional compartilhado.
Bons exemplos de quadro dentro de um espaço de trabalho:
| Espaço de trabalho | Quadros |
|---|---|
| Entrega do cliente | Acme Onboarding, Brightlane Retainer, lançamento Northstar |
| Equipe de produto | Roteiro, triagem de bugs, planejamento de lançamento |
| Comercialização | Calendário de conteúdo, campanhas, solicitações de sites |
| Operações | Instalações, Aquisições, Solicitações Internas |
O quadro separa o contexto. O espaço de trabalho mantém o processo consistente.
Escolhendo os limites do espaço de trabalho
Crie espaços de trabalho em torno de grupos de trabalho que devem ser gerenciados de forma consistente.
Bons limites do espaço de trabalho incluem:
- Um departamento, como Produto, Marketing, Operações ou Suporte.
- Uma equipe que compartilha um processo operacional.
- Um grupo de clientes que segue o mesmo fluxo de trabalho de entrega.
- Uma unidade de negócios com seus próprios membros, convidados e necessidades de relatórios.
- Uma área de trabalho sensível que deve ser mantida separada de outras equipes.
Evite criar um novo espaço de trabalho para cada pequena iniciativa. Se o trabalho for independente, um quadro autônoma é mais simples. Se usar as mesmas pessoas, listas, rótulos e campos dos quadros existentes, adicione um quadro a esse espaço de trabalho.
Quando usar espaços de trabalho separados
Use espaços de trabalho separados quando a configuração compartilhada criar confusão ou problemas de acesso.
Espaços de trabalho separados geralmente são melhores quando:
- Equipes diferentes precisam de diferentes estágios de fluxo de trabalho.
- Os campos personalizados significam coisas diferentes em departamentos diferentes.
- O acesso de convidados deve ser isolado.
- Os dados do cliente ou da unidade de negócios não devem se sobrepor.
- Os relatórios não devem combinar o trabalho.
- Automações ou regras de processo devem ser gerenciadas separadamente.
Por exemplo, um Produto espaço de trabalho e um Entrega do cliente espaço de trabalho podem usar um Prioridade campo, mas suas listas, membros, relatórios e fluxos de trabalho diários podem ser diferentes o suficiente para serem mantidos separados.
Se cada área precisar de apenas um quadro, use quadros independentes separadas. Crie espaços de trabalho separados quando cada área espera crescer em vários quadros relacionados.
Padrões de configuração práticos
Comece com um quadro independente quando estiver aprendendo Kanera ou gerenciando um projeto independente. Comece com um espaço de trabalho quando o trabalho já abrange vários quadros que compartilham naturalmente o mesmo processo.
Use vários quadros dentro desse espaço de trabalho para diferentes clientes, iniciativas ou fluxos de trabalho.
Padronize suas listas de espaços de trabalho com antecedência. As listas são um dos sinais mais fortes que Kanera usa para organizar o trabalho entre todos os níveis.
Crie campos personalizados somente quando o campo for útil em vários painéis. Se um detalhe se aplicar a um cartão ou apenas a um quadro, coloque-o na descrição do cartão, na lista de verificação ou nos comentários.
Revise rótulos e campos antes de duplicar um processo. A configuração compartilhada limpa torna cada quadro mais fácil de digitalizar.