Gerenciando usuários
Kanera tem duas maneiras comuns pelas quais as pessoas têm acesso ao trabalho em uma organização:
- Usuários do espaço de trabalho: pessoas na sua organização que são adicionadas a um espaço de trabalho.
- Convidados: pessoas fora da sua organização que são convidadas apenas para fóruns selecionados.
Em um quadro independente, os usuários ativos da organização podem receber acesso diretamente porque não há uma lista separada de membros do espaço de trabalho. Colaboradores externos ainda usam acesso de convidado.
A distinção é importante. Um usuário pode ser membro pleno de diversas organizações. Os usuários do espaço de trabalho são membros da organização ativa; os convidados permanecem colaboradores externos com acesso ao quadro selecionado. O acesso diário a ambos é concedido quadro a quadro, enquanto o Workspace Admin controla a configuração do espaço de trabalho e herda o acesso a todos os quadros.
Abra as configurações do usuário
- Abra o menu do usuário e confirme se a organização pretendida está ativa.
- Escolha Gerenciar usuários para criar convites de adesão à organização e gerenciar membros existentes.
- Abra um espaço de trabalho e vá para Configurações do espaço de trabalho.
- Escolha Membros para gerenciar usuários do espaço de trabalho.
- Escolha Quadros -> Gerenciar acesso para gerenciar os membros internos de cada quadro e convidados aceitos.
- Escolha Convidados para convidar convidados externos para o quadro ou revisar convites pendentes.
Conceitos principais
| Tipo de pessoa | Pertence à sua organização? | Conta para assentos? | Escopo de acesso | Onde gerenciar |
|---|---|---|---|---|
| Usuário da organização | Sim | Sim | Pode ser adicionado a um ou mais espaços de trabalho. | Configurações do usuário da organização e, em seguida, Membros do espaço de trabalho. |
| Membro autônomo do quadro | Sim | Sim | Acesso autônomo específico ao quadro como Editor ou Observador. | O menu de acesso do quadro. |
| Usuário do espaço de trabalho | Sim | Sim | Associação ao espaço de trabalho. Os administradores herdam todos os quadros; Os membros precisam de uma subvenção explícita por quadro. | Configurações do espaço de trabalho -> Membros e quadros. |
| Convidado | Não | Não para o primeiro tabuleiro. Um assento adquirido para duas ou mais quadros no Pro hospedado. | Apenas acesso específico à quadro. | Configurações do espaço de trabalho -> Convidados. |
A regra mais importante é simples: os hóspedes são externos e somente do quadro. Se alguém fizer parte da equipe operacional da sua organização, envie um convite da organização, adicione-o aos espaços de trabalho necessários e conceda os quadros necessários. Eles podem aceitar com uma conta existente, mesmo que já pertença a outra organização.
Para um quadro independente, adicione uma pessoa interna à organização e conceda-lhe acesso diretamente do quadro. Nenhuma etapa de associação ao espaço de trabalho é necessária.
Cada concessão explícita do quadro tem um Editor ou Observador papel. Também pode ser limitado a Apenas itens atribuídos, que mostra à pessoa apenas os cartões atribuídos diretamente a ela ou por meio de um item de checklist.
Os usuários do workspace são usuários da organização, portanto, contam para as licenças da sua organização. Os convidados são colaboradores externos apenas da diretoria. No Hosted Pro, o primeiro quadro de um convidado em toda a organização é gratuito. Um segundo quadro ou posterior usa um assento adquirido no total, sem expandir o acesso do convidado além dos quadros explicitamente concedidos.
Quando usar membros versus convidados
| Situação | Usar |
|---|---|
| Funcionário, colega de equipe interno ou colaborador de longo prazo | Usuário da organização + membro do espaço de trabalho |
| Gerente de projeto que precisa de cartões de equipe em todos os níveis | Membro do espaço de trabalho |
| Cliente que precisa apenas de um quadro de entrega | Convidado |
| Empreiteiro que só precisa de um quadro | Convidado grátis |
| Parceiro externo que precisa de dois ou mais quadros específicos | Convidado usando um assento comprado |
| Parceiro externo que precisa de amplo acesso ao espaço de trabalho ou acesso contínuo da equipe | Usuário da organização + membro do espaço de trabalho |
| Alguém que só precisa ler um quadro | Função de observador, como membro do espaço de trabalho ou convidado, dependendo se são internos ou externos |
Na dúvida, pergunte se a pessoa deve ingressar na sua organização ou permanecer limitada a quadros selecionados. Se eles pertencerem à sua equipe operacional, envie um convite da organização. Se eles precisarem apenas de trabalho externo selecionado, convide-os como convidados mesmo quando a conta deles pertencer a outra organização.