Gebruikers beheren
Kanera heeft twee veelvoorkomende manieren waarop mensen toegang krijgen tot werk in een organisatie:
- Gebruikers van de werkruimte: mensen in uw organisatie die aan een werkruimte zijn toegevoegd.
- Gasten: mensen buiten uw organisatie die alleen zijn uitgenodigd voor geselecteerde borden.
Op een zelfstandig bord kunnen actieve organisatiegebruikers rechtstreeks toegang krijgen, omdat er geen afzonderlijk ledenrooster voor de werkruimte is. Externe bijdragers gebruiken nog steeds gasttoegang.
Het onderscheid is belangrijk. Een gebruiker kan volwaardig lid zijn van meerdere organisaties. Werkruimtegebruikers zijn lid van de actieve organisatie; gasten blijven externe medewerkers met toegang tot geselecteerde borden. Dagelijkse toegang voor beide wordt bord per bord verleend, terwijl Workspace Admin de configuratie van de werkruimte beheert en de toegang tot elk bord overneemt.
Gebruikersinstellingen openen
- Open het gebruikersmenu en bevestig dat de beoogde organisatie actief is.
- Kies Beheer gebruikers om uitnodigingen voor organisatielidmaatschappen te maken en bestaande leden te beheren.
- Open een werkruimte en ga naar Werkruimte-instellingen.
- Kies Leden om werkruimtegebruikers te beheren.
- Kies Borden -> Toegang beheren om de interne leden en geaccepteerde gasten van elk bestuur te beheren.
- Kies Gasten om externe bestuursgasten uit te nodigen of openstaande uitnodigingen te bekijken.
Belangrijkste concepten
| Persoonstype | Hoort bij uw organisatie? | Telt mee voor zetels? | Toegangsbereik | Waar te beheren |
|---|---|---|---|---|
| Organisatie gebruiker | Ja | Ja | Kan worden toegevoegd aan één of meerdere werkplekken. | Organisatiegebruikersinstellingen en vervolgens werkruimteleden. |
| Zelfstandig bestuurslid | Ja | Ja | Specifieke standalone bordtoegang als redacteur of waarnemer. | Het toegangsmenu van het bord. |
| Gebruiker van de werkruimte | Ja | Ja | Lidmaatschap van de werkruimte. Beheerders erven elk bord; Leden hebben een expliciete subsidie per bestuur nodig. | Werkruimte-instellingen -> Leden en raden van bestuur. |
| Gast | Nee | Nee voor het eerste bord. Eén gekochte stoel voor twee of meer boards op gehoste Pro. | Alleen specifieke toegang tot het bord. | Werkruimte-instellingen -> Gasten. |
De belangrijkste regel is simpel: gasten zijn extern en alleen aan boord. Als iemand deel uitmaakt van het operationele team van uw organisatie, stuur dan een organisatie-uitnodiging, voeg hem of haar toe aan de vereiste werkruimten en wijs vervolgens de borden toe die hij of zij nodig heeft. Ze kunnen accepteren met een bestaand account, zelfs als dit al bij een andere organisatie hoort.
Voor een zelfstandig bestuur voegt u een interne persoon toe aan de organisatie en verleent u deze rechtstreeks toegang vanaf het bord. Er is geen stap voor lidmaatschap van de werkruimte vereist.
Iedere expliciete bestuursbeurs kent een Redacteur of Waarnemer rol. Het kan ook worden beperkt tot Alleen toegewezen items, waarin alleen de persoonskaarten worden weergegeven die rechtstreeks aan hem of haar zijn toegewezen of via een checklistitem.
Werkruimtegebruikers zijn organisatiegebruikers en tellen dus mee voor de licenties van uw organisatie. Gasten zijn externe bestuursleden. Op de gehoste Pro is het eerste bord van een gast in de hele organisatie gratis. Een tweede of later bord gebruikt in totaal één gekochte stoel, zonder de toegang van de gast uit te breiden tot buiten de expliciet toegekende borden.
Wanneer gebruik je leden versus gasten?
| Situatie | Gebruik |
|---|---|
| Werknemer, interne teamgenoot of langdurige medewerker | Organisatiegebruiker + lid van de werkruimte |
| Projectmanager die teamkaarten over de hele linie nodig heeft | Lid van de werkruimte |
| Klant die slechts één opleverbord nodig heeft | Gast |
| Aannemer die maar één plank nodig heeft | Gratis gast |
| Externe partner die twee of meer specifieke borden nodig heeft | Gast die één gekochte stoel gebruikt |
| Externe partner die brede toegang tot de werkruimte of doorlopende teamtoegang nodig heeft | Organisatiegebruiker + lid van de werkruimte |
| Iemand die alleen maar een bord hoeft te lezen | Rol van waarnemer, als lid van de werkruimte of als gast, afhankelijk van of deze intern of extern is |
Vraag bij twijfel of de persoon zich bij uw organisatie moet aansluiten of beperkt moet blijven tot geselecteerde besturen. Als ze tot uw operationele team behoren, stuur dan een organisatie-uitnodiging. Als ze alleen geselecteerd extern werk nodig hebben, nodig ze dan uit als gast, zelfs als hun account bij een andere organisatie hoort.