Rollen en machtigingen
Een organisatie is een Kanera-ruimte op het hoogste niveau voor één persoon of een groep. Het bevat de leden, abonnements- en factureringsinstellingen (waar van toepassing), werkruimten en zelfstandige borden. Eén account kan bij meerdere organisaties horen en in elke organisatie een andere rol vervullen. Binnen de actieve organisatie verdeelt Kanera de machtigingen in drie lagen: organisatierollen, werkruimterollen en bestuursrollen. De toegang van een persoon is de combinatie van die lagen, en niet één rol die overal opnieuw wordt gebruikt.
De korte versie
Beschouw de rollen als drie vragen:
| Laag | Simpele vraag | Controles |
|---|---|---|
| Rol van de organisatie | Zijn ze lid van deze Kanera-organisatie en kunnen ze de instellingen ervan beheren? | Facturering, organisatie-instellingen en organisatiegebruikers. |
| Rol van de werkruimte | Kunnen ze deze werkruimte configureren? | Werkruimte-instellingen zoals lijsten, labels, aangepaste velden, automatiseringen, leden, borden en bordtoegang. |
| Bestuursrol | Wat kunnen ze op dit specifieke bord doen? | Kaarten, opmerkingen, checklists en andere bordinhoud lezen of bewerken. |
In de praktijk kan een interne teamgenoot een organisatie zijn Lid, een werkruimte Lid, en een Redacteur op één bord. Dat betekent dat ze bij de organisatie horen, binnen de werkruimte beschikbaar zijn en aan dat specifieke bord kunnen werken.
Iemand die de werkruimte zou moeten beheren, zou een werkruimte zijn Beheerder. Iemand die maar één bord zou moeten lezen, zou een werkruimte zijn Lid met Waarnemer toegang tot dat bord.
Organisatierollen
Organisatierollen zijn alleen van toepassing op de organisatie die ze toekent. Bij het wisselen van organisatie kunt u dus wijzigen welke instellingen, werkplekken en borden u kunt beheren.
| Rol | Wat het betekent |
|---|---|
| Eigenaar | Volledige organisatiecontrole, inclusief facturering, organisatie-instellingen en andere organisatie-eigenaren. |
| Beheerder | Kan organisatiegebruikers en instellingen beheren. Organisatie-eigenaren en beheerders kunnen elke werkruimte en elk bord beheren dat eigendom is van de organisatie. |
| Lid | Een standaard organisatiegebruiker. Zij kunnen alleen werkplekken en borden betreden waar toegang is verleend. |
Rollen in de werkruimte
| Rol | Wat het betekent |
|---|---|
| Beheerder | Beheert werkruimte-instellingen, lijsten, velden, labels, automatiseringen, leden, borden en bordtoegang. Krijgt automatisch Editor-toegang tot elk bord in de werkruimte. |
| Lid | Kan tot de werkruimte behoren en de gedeelde werkruimtecontext gebruiken, maar heeft geen machtigingen voor werkruimte-instellingen. Moet expliciet worden toegevoegd aan elk bord dat ze nodig hebben. |
Een lid van de werkruimte doet dat wel niet krijg automatisch toegang tot elk bord. Hierdoor kan één werkruimte gedeelde lijsten en velden bewaren, terwijl gevoelige borden worden beperkt tot de mensen die ze nodig hebben.
Eigenaren en beheerders van organisaties nemen de toegang tot de werkruimtebeheer over. Hun geërfde bordtoegang kan niet worden gedegradeerd of verwijderd van een individueel bord.
Bestuursrollen
| Rol | Wat het betekent |
|---|---|
| Redacteur | Kan bordinhoud maken, bewerken, verplaatsen, aanvullen, archiveren en verwijderen, inclusief kaarten en opmerkingen. |
| Waarnemer | Alleen-lezen toegang tot het bord en de kaarten die ze mogen zien. |
Bestuursrollen gelden voor zowel interne werkplekleden als externe gasten. Er is geen beheerdersrol op bestuursniveau: de toegang tot het bord wordt beheerd door werkruimtebeheerders en organisatiebeheerders.
Bestuursrollen kunnen worden beheerd vanuit Werkruimte-instellingen -> Borden door het mensenpictogram naast een bord te openen.
Hetzelfde rolmenu is beschikbaar op elk bord via het bordledenbeheer in de bordkop.
Alleen toegewezen items
Alleen toegewezen items is een afzonderlijke beperking die kan worden gecombineerd met Editor of Observer.
Indien ingeschakeld, kan de persoon alleen kaarten zien waar ze zich bevinden:
- Een kaartgerechtigde, of
- Toegewezen aan ten minste één checklistitem op de kaart.
Een beperkte editor kan de toegewezen kaarten bewerken die hij kan zien. Een beperkte waarnemer kan alleen die kaarten lezen. Beperkte bewerkers kunnen een kaart maken; Kanera wijst hen de nieuwe kaart toe, zodat deze zichtbaar blijft.
Deze beperking filtert de kaartinhoud in Kanera, inclusief bordweergaven, Home, Globaal Werk, zoeken, activiteit, meldingen, exporten en voltooid werk. Sommige volledige bordweergaven die een gefilterd bord niet veilig kunnen weergeven, zoals Agenda en Werk gedaan, zijn niet beschikbaar zolang de beperking van toepassing is.
Beheer machtigingen
Werkruimtebeheerders en organisatiebeheerders beheren de lagen op verschillende plaatsen:
- Werkruimte-instellingen -> Leden: voeg organisatiegebruikers toe en kies Workspace Admin of Member.
- Werkruimte-instellingen -> Borden -> Toegang beheren: voeg interne werkruimteleden toe aan een bord, kies Editor of Observer, schakel Alleen toegewezen items in, wijzig de toegang of verwijder de toegang.
- Werkruimte-instellingen -> Gasten: een externe gast uitnodigen voor een bord met een bordrol en een optionele beperking voor alleen toegewezen items.
Hetzelfde bordtoegangsmenu is ook beschikbaar via het ledenbeheer van een bord. Toestemmingswijzigingen zijn onmiddellijk van kracht; een persoon kan worden gevraagd opnieuw verbinding te maken terwijl Kanera de beperkte realtime toegang vernieuwt.
Machtigingen kiezen
| Behoefte | Voorgestelde toegang |
|---|---|
| Beheer de configuratie en toegang van de werkruimte | Werkruimtebeheerder |
| Werk op geselecteerde borden | Werkruimtelid + Editor op die borden |
| Geselecteerde borden lezen | Werkruimtelid + waarnemer op die borden |
| Werk alleen met de kaarten die aan hen zijn toegewezen | Alleen Editor + Toegewezen items |
| Bekijk alleen toegewezen kaarten | Alleen waarnemer + toegewezen items |
| Externe medewerker | Gast bij redacteur of waarnemer op geselecteerde borden |
Geef mensen de smalste toegang waarmee ze hun werk kunnen doen. Gebruik een werkruimterol voor werkruimtebeheer en een bestuursrol voor dagelijkse toegang tot inhoud.