Gasten
Gasten zijn externe boardgasten.
Een gast is iemand buiten uw organisatie die alleen toegang heeft tot geselecteerde borden. Ze worden niet toegevoegd aan uw organisatie of een werkruimterooster. Gasten kunnen worden uitgenodigd voor zelfstandige borden en borden in een werkruimte.
Dit is de meest voorkomende verwarring: een gast is geen lichtere gebruiker van de werkruimte. Een gast is een externe persoon met toegang op bestuursniveau.
Op gehoste Pro is het eerste board van een gast in uw organisatie gratis. Om dezelfde gast toegang te geven tot een tweede board, wordt gebruik gemaakt van één gekochte stoel; derde en latere besturen hergebruiken die stoel. Het gebruik van een stoel maakt van de gast geen lid van een organisatie of werkplek.
Wanneer gasten gebruiken?
Gebruik gasten voor externe mensen die alleen toegang moeten hebben tot geselecteerde borden, zelfs als ze meerdere borden nodig hebben.
Goede gastvoorbeelden:
- Een klant die alleen zijn bezorgbord nodig heeft.
- Een aannemer die slechts één projectbord nodig heeft.
- Een leverancier die een kleine hoeveelheid werk moet beoordelen.
- Een partner die alleen-lezen toegang tot een gedeeld bord nodig heeft.
Gebruik het organisatie- en werkruimtelidmaatschap wanneer de persoon deel uitmaakt van uw team, brede toegang tot de werkruimte nodig heeft of consistent moet verschijnen in de ledenlijsten van de werkruimte.
Nodig een gast uit
- Open de werkruimte of het zelfstandige bord.
- Ga naar Werkruimte-instellingen -> Gasten of Bordinstellingen -> Gasten.
- Kies het bord.
- Voer het e-mailadres van de gast in.
- Kies Redacteur of Waarnemer.
- Optioneel inschakelen Alleen toegewezen items.
- Klik Voeg gasttoegang toe.
- Deel de gegenereerde uitnodigingslink met de gast wanneer Kanera er een maakt.
De uitnodiging is vergrendeld op het e-mailadres dat u invoert. Bestaande gebruikers in uw organisatie gebruiken de normale ledenstroom; gebruikers die tot een andere organisatie behoren, kunnen gasttoegang op het bord krijgen.
Gastrollen
Gastrollen zijn bestuursrollen:
- Redacteur gasten kunnen op dat bord werken.
- Waarnemer gasten kunnen dat bord bekijken zonder het te bewerken.
Gasten kunnen niet worden uitgenodigd als beheerder vanaf de pagina Gasten.
Beide rollen kunnen ook worden gebruikt Alleen toegewezen items. Een gast met beperkte toegang ziet alleen kaarten als hij of zij een kaarthouder is of ten minste één checklistitem bezit. Een beperkte editor kan deze kaarten bewerken; een beperkte waarnemer kan ze alleen lezen.
Werkruimte- en organisatiebeheerders kunnen geaccepteerde gasttoegang wijzigen vanaf het bord Toegang beheren menukaart. Daar kunnen ze van Editor/Observer wisselen, alleen Toegewezen items in- of uitschakelen of de toegang intrekken. De machtigingen voor uitnodigingen die in behandeling zijn, worden weergegeven op de pagina Gasten; een uitnodiging intrekken en opnieuw aanmaken als de toegang ervan moet worden gewijzigd voordat deze wordt geaccepteerd.
Bestaande gebruikers en openstaande uitnodigingen
Als de e-mail toebehoort aan een bestaande Kanera-gebruiker buiten uw organisatie, kan Kanera deze onmiddellijk toevoegen aan het geselecteerde bord als externe bordgast.
Als de e-mail nog niet van een bestaande Kanera-gebruiker is, maakt Kanera een boarduitnodiging die in behandeling is en geeft u een link om te delen.
Wanneer een openstaande uitnodiging al één bord bevat, geeft het toevoegen van een tweede bord een voorproefje dat voor acceptatie een gekochte stoel nodig is. Openstaande uitnodigingen reserveren geen capaciteit. Aanmelding of acceptatie van uitnodiging voert de gezaghebbende capaciteitscontrole uit en verleent de volledige bundel of verleent niets ervan.
Op de gastenpagina wordt het volgende weergegeven:
- Externe bestuursgasten: geaccepteerde externe gebruikers die momenteel boardtoegang hebben.
- In afwachting van bestuursuitnodigingen: uitnodigingslinks die nog niet zijn geaccepteerd.
Op deze pagina kunt u geaccepteerde gasten verwijderen of openstaande uitnodigingen intrekken. Het verwijderen van geaccepteerde gasttoegang levert een periode van tien seconden op Ongedaan maken toast voordat Kanera de wijziging doorvoert. Het intrekken van een openstaande uitnodiging is een aparte actie.
Gastenborden en betaalde zitplaatsen
Gehoste Kanera telt de actieve boardtoegang van een gast voor de hele hostorganisatie, niet afzonderlijk per werkruimte:
| Toegang voor gasten | Behandeling van de zitting |
|---|---|
| Eerste bord | Gratis; er wordt geen gastenstoel gebruikt. |
| Tweede bord | Maakt gebruik van één gekochte stoel. |
| Derde en latere borden | Hergebruik dezelfde stoel. |
| De toegang keert terug naar één bord | Geeft de gebruikte gastenstoel vrij. |
Stel bijvoorbeeld dat een bureau een klantcontact uitnodigt voor de Lancering bord. Die toegang is gratis. Als het bureau later dezelfde persoon toevoegt Ondersteuning, is één gekochte stoel vereist. Toevoegen Routekaart daarna wordt geen andere stoel gebruikt, en de persoon ziet nog steeds alleen die drie borden – niet de organisatie van het bureau, de werkruimtelijst of andere borden.
Voordat Kanera een stoel toewijst, legt hij de wijziging uit en vraagt hij een beheerder om bevestiging. De licentie is afkomstig van de capaciteit die uw organisatie al heeft aangeschaft, dus het verlenen van toegang verandert niet automatisch de hoeveelheid Stripe-abonnementen. Als elke gekochte zetel bezet is, blokkeert Kanera de subsidie voor het tweede bestuur en verwijst de beheerder ernaar Accountplan om meer capaciteit te kopen.
Door een gaststoel vrij te geven, wordt die capaciteit beschikbaar voor een ander lid of een gast met meerdere boarden. Het vermindert niet het aantal gekochte zitplaatsen of de huidige rekening van de organisatie.
Gehoste proefversies worden niet geblokkeerd door gekochte capaciteit. Hosted Free-organisaties kunnen geen gasten gebruiken.
Gasten versus gebruikers van de werkruimte
| Persoonstype | Hoort bij uw organisatie? | Toegangsbereik | Waar te beheren |
|---|---|---|---|
| Gebruiker van de werkruimte | Ja | Lidmaatschap van de werkruimte; gewone leden moeten expliciet aan elk bestuur worden toegevoegd. | Werkruimte-instellingen -> Leden, dan Boards -> Toegang beheren. |
| Gast | Nee | Alleen specifieke toegang tot het bord. Het eerste bord is gratis op gehoste Pro; een tweede of later bestuur gebruikt in totaal één gekochte zetel. | Werkruimte-instellingen -> Gasten. |
Vraag bij twijfel of de persoon tot uw organisatie behoort of beperkt moet blijven tot geselecteerde besturen. Gebruik het organisatie- en werkruimtelidmaatschap voor uw interne team. Gebruik gasttoegang voor een account van een andere organisatie. Een gast die een tweede of later board nodig heeft, blijft gast maar maakt gebruik van één gekochte zitplaats.