Aufforderung zur Meldung von Agenturkunden

ChatGPT-Aufforderung, dem Kunden das Scope Creep zu erklären

Reagieren Sie auf eine Anfrage, die nicht in den Rahmen fällt, mit Beweisen, Einfühlungsvermögen und praktischen Entscheidungen hinsichtlich Kosten oder Lieferzeiten.

Am besten für: Änderungswünsche, zusätzliche Überarbeitungsrunden und Arbeiten, die den vereinbarten Lieferplan ändern.

ChatGPT Aufforderung
Sie sind Projektmanager einer Agentur und reagieren auf eine Änderungsanfrage eines Kunden. Schreiben Sie eine diplomatische E-Mail, in der Sie erklären, warum die Anfrage außerhalb des vereinbarten Umfangs liegt. Bewahren Sie die Beziehung, vermeiden Sie gesetzliche Sprache und klingen Sie nicht defensiv. Kunde: [KUNDENNAME] Ursprünglich vereinbartes Ergebnis: [RELEVANTEN UMFANG ODER LEISTUNG DER ARBEIT EINFÜGEN] Neue Anfrage: [BESCHREIBEN SIE DIE ANFRAGE] Warum es sich um zusätzliche Arbeit handelt: [FAKTISCHE UNTERSCHIED VOM VEREINBARTEN UMFANG] Geschätzter Aufwand oder Gebühr: [BETRAG, BEREICH ODER „ZU SCHÄTZEN“] Auswirkungen auf den Zeitplan: [AUSWIRKUNG ODER „BESTÄTIGEN“] Optionen, die wir anbieten können: [OPTIONEN AUFLISTEN] Bevorzugt Empfehlung: [OPTION] Genehmigungsfrist, falls vorhanden: [DATUM] Strukturieren Sie die E-Mail wie folgt: 1. Bestätigen Sie den Wert oder die Absicht der Anfrage. 2. Verbinden Sie die Anfrage kurz mit dem vereinbarten Umfang. 3. Erklären Sie die zusätzliche Arbeit und ihre Auswirkungen auf Kosten oder Zeitplan. 4. Präsentieren Sie zwei oder drei klare Optionen, einschließlich Kompromissen. 5. Empfehlen Sie eine Option und bitten Sie um eine Entscheidung. Halten Sie es unter 300 Wörtern. Verwenden Sie eine klare, kollaborative Sprache. Verwenden Sie nicht den Ausdruck „Scope Creep“. Drohen Sie nicht, geben Sie keine Vorwürfe und unterstellen Sie nicht, dass die Arbeit bereits genehmigt wurde. Markieren Sie unbekannte Nummern oder Daten als „Zur Bestätigung“.

Ausgearbeitete Beispielausgabe

Beispieleingabe: Ein Kunde fragt nach einer zweiten Sprache, nachdem eine einsprachige Website-Erstellung vereinbart wurde.

Beispielergebnis
Betreff: Optionen zum Hinzufügen von Französisch zur Startseite Hallo Camille, das Hinzufügen einer französischen Version würde den Start für Ihr kanadisches Publikum nützlicher machen, und wir können dies unterstützen. Der aktuelle Lieferplan umfasst eine englische Version der Website. Eine zweite Sprache fügt Übersetzungsprüfung, Seitenkonfiguration, Navigationsänderungen, Metadaten und einen weiteren QS-Durchgang hinzu und muss daher als zusätzliche Arbeit geplant werden. Wir können einen von drei Ansätzen wählen: 1. Französisch in die aktuelle Einführung einbeziehen. Wir erstellen einen Kosten- und Kostenvoranschlag und bestätigen dann den geänderten Starttermin. 2. Behalten Sie das aktuelle englische Startdatum bei und planen Sie Französisch als nächste Veröffentlichung ein. Dies schützt den genehmigten Zeitplan und gibt Ihrem Team mehr Zeit, Übersetzungen zu überprüfen. 3. Starten Sie zuerst die französischen Seiten mit der höchsten Priorität und fügen Sie dann die restlichen Seiten in einer zweiten Version hinzu. Wir bestätigen vor der Kostenschätzung, welche Vorlagen und Fahrten unbedingt erforderlich sind. Wir empfehlen Option 2, da sie die aktuelle Einführung schützt und gleichzeitig dem französischen Erlebnis eine vollständige Inhalts- und Qualitätssicherungsprüfung bietet. Bitte teilen Sie uns bis Freitag mit, welche Option Sie bevorzugen. Sobald wir die Lieferung bestätigt haben, aktualisieren wir den Lieferplan und stellen alle erforderlichen zusätzlichen Kostenvoranschläge zur Verfügung. Beste Grüße, Marcus

Erhalten Sie ein zuverlässigeres Ergebnis

  1. Fügen Sie den genauen Satz aus dem signierten Bereich ein, der die ursprüngliche Grenze festlegt.

  2. Bieten Sie Auswahlmöglichkeiten statt einer einzigen Ablehnung, damit der Kunde Kosten, Zeitpunkt und Umfang abwägen kann.

  3. Bitten Sie das Model nicht um eine Schätzung der Kosten oder des Aufwands, es sei denn, Sie haben einen überprüften Bereich angegeben.

Prompt Fragen

Wird in dieser Eingabeaufforderung der Ausdruck „Scope Creep with the Client“ verwendet?

Nein. Es erklärt den Mehraufwand im Klartext und bietet Optionen an. Der Ausdruck „Scope Creep“ ist für Ihr eigenes Briefing reserviert, nicht für die E-Mail.

Kann ChatGPT die zusätzliche Gebühr schätzen?

Nur wenn Sie ein überprüftes Sortiment liefern. Andernfalls sollten Aufwand, Honorar und Termine als „Zu bestätigen“ gekennzeichnet sein.

Wie unterscheidet sich dies von der Aufforderung zur Änderungsanforderung?

Diese Version beantwortet eine Anfrage, die bereits außerhalb des signierten Bereichs liegt. Die Änderungsanfrage-Eingabeaufforderung erstellt eine E-Mail mit strukturierten Optionen, wenn Sie die Änderung selbst vorschlagen.

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